重要文件的保管與銷毀
編譯孫梁
January 15, 2012 06:00 AM | 2804 次 | 0 | 14 | |
為避免身分被盜，最好把準備丟棄的重要文件丟入碎紙機處理。(圖取自網路)
●如果厭煩了在家尋找重要文件時翻箱倒櫃，就在新年伊始下決心認真清理吧。這樣不但可改善居家環境，而且還有利於文件的妥善保管。把重要文件存放在恰當的地方，既可保證準時付款，不會因延遲付帳而受罰，也不會在報稅時，因為找不到稅務文件而徒生煩惱。
據「消費者報導」雜誌報導，為避免身分被盜，應把準備丟棄的文件進行撕碎處理。但清理文件時要格外小心，不要把難以彌補的重要文件扔掉或送入碎紙機，例如出生紙、死亡證、結婚證、離婚證、社安卡和退伍證等，而是要放在保險箱內妥為保管。有的文件需要長時間保存，如壽險文件、房產證、養老金文件、國債、股票和汽車產權證等。
不要把有關遺產計畫的原始文件放進銀行保險箱，如遺囑、信託和授權證等。這些文件應放在便於家人尋找的地方，因為委託人萬一有變故去世，銀行可能會封存保險箱。應把遺產計畫文件放在不易燃的金屬箱、文件櫃或家庭保險箱裡，並在銀行保險箱存放一份複製文件。
稅務文件的保管
聯邦和州的報稅及相關資料至少要保存七年，因為一是從你的報稅日起最高三年內，國稅局都可能進行稽查，二是報稅時如果總收入漏報了25%以上，國稅局有六年的時間採取逃稅懲罰措施，追討欠稅，或是進入司法起訴。如果引起國稅局的懷疑，就會隨時遇到稅務稽查審計。即使確信不會遭到國稅局的詐欺調查，也要把報稅文件保留七年，存放在文件櫃裡，或是掃描後存入電腦硬碟和光碟。
銀行和投資文件的保管
每月查驗過銀行的對帳單之後，存款和取款的紀錄憑證便無須繼續保留。銀行對帳單若不須在報稅時用作扣稅證明，一年後便可銷毀。
在收到投資經紀人新的對帳單，和新的401(k)與個人退休帳戶(IRA)等投資文件後，舊的即可撕碎。但年終的對帳單應當保存。投資證明文件也要保存，以便於計算投資成本。在賣掉投資前，投資文件應放在文件夾中保存，然後歸進當年的報稅文件裡一起保存。另外傳統IRA和Roth IRA的對帳單也要分開放，以便在報稅時可分辦可扣稅和不可扣稅的數字。
購物發票的保管
如果購物發票沒有任何用處，譬如為了檢查支出和準備退貨時使用，或是在報稅時用做列舉扣除 (itemized deduction)證明，就可立即扔掉。信用卡購物發票在付帳之前不要扔掉，銷帳卡購物發票在支票帳戶的資金撥走前要保存好。如果購買的商品有保固期，也要等保固期過後再把收據丟掉。
文件的銷毀
把需要保存的文件整理妥當後，剩下文件的就予以銷毀。但銷毀並非全是用碎紙機處理，比如有的文件上並沒有個人資料，有的文件上雖然有，卻是在公開渠道都能查到的一般資料。
若要扔掉任何印有個人社安號的文件，就全要用碎紙機處理。其他應當撕碎的文件還有﹕
●有帳戶資訊的文件，如銀行、信用卡公司、401(k)管理公司、投資經紀人寄來的對帳單和投資文件。
●辦理信用卡的邀請函或申請函，即使上面填寫的資訊有誤，也都應當撕碎，因為可被用來辦理假卡。
●信用卡公司或銀行的信用支票，上有信用額度可用來支取信用現金。
●每月的帳單。
●過期的信用卡。
●超過七年的稅表和與報稅有關的文件。
●有個人簽名的文件。
銀行寄來的部分信件，如廣告或服務變更通知等，也可考慮用碎紙機處理。儘管此類信函沒有個人帳戶資料，但可使竊賊獲悉收件人的更多訊息，如在哪家銀行開戶等。
但銀行信件若只有收件人姓名和地址，例如許多垃圾信件等，則不需要撕碎，因為這些資訊從公開渠道都能查到。如果文件上的信用卡號只有最後四位數，只要上面沒有簽名，處理時也無需撕碎。
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